Fasilitointi rokkaa!

Olen tapetoinut huoneen fläppipapereilla. Post It -laput ja eriväriset tussit olen asianmukaisesti ripotellut ympäri tilaa. Kaikki on valmista.

Ovesta astuu sisään etuajassa workshopin tilannut pomo vähän jännittyneenä, odottavana ja onnekseni erittäin innostuneena. Hänen jälkeen sisään raahustaa enemmän tai vähemmän innostuneita asiantuntijoita. Heille on plussaa, että saa viettää päivän pois arkityöstä. Negaatioita aiheuttaa ajatus lumihiutalemuodostelmista ja yliaktiivisesta konsulentista. Taasko kaatuillaan syliin tai pitää keksiä jotain väkisin positiivista kirjoitettavaa muiden selkiin? Vai väännetäänkö jälleen kerran ”visioita” ja ”missioita”, jotka lopulta kuitenkin tulevat valmiina pakettina sieltä nurkkahuoneesta? Keltaisten lappujen pelko häilyy myös mielessä. Työpajoja tulee ja menee, mutta mitä niistä on ikinä seurannut?

Hyvän workshopin onnistumisen edellytys on hommansa osaava fasilitaattori. Meillä kaikilla on kokemusta työpajoista, jotka ovat enemmän tai vähemmän puuduttavia työpalavereja, joissa äänekkäät syövät hiljaiset.

Workshopeissa hienointa on se, että kaikki on vielä mahdollista. Ihan kaikki. Onnistunut fasilitointi tuottaa parhaassa tapauksessa energisoituneen ja entistä tiiviimmän työyhteisön sekä runsaasti konkreettista viivan yläpuolelle. Workshop ei ole suunnittelupalaveri tai koulutustilaisuus, vaikka se parhaimmillaan ajaa molempien asiaa. Hyvässä workshopissa eivät normaalit roolit päde, minkä takia on tärkeää, että osallistujia on organisaation eri osista ja mahdollisuuksien mukaan yrityksen ulkopuolelta. Parhaat työpajat ravistelevat luutuneita käsityksiä ja venyttävät aivonystyröitä, antavat ammatillista haastetta ja oivalluksia. Yleensä hyvistä työpajoista syntyy paljon tauhkaa ja pari timanttia. Edellyttäen kuitenkin, että muutamasta asiasta huolehditaan:

• Workshopilla pitää olla selkeä tarve ja tilaus. Ongelma kannattaa kiteyttää hyvin, jotta ratkaisua voi hakea luovasti mutkan kautta.
• Hyvä valmistelutyö tuottaa yllättäviä ja erikoisia näkökulmia, jotain odottamatonta. Kun on heitetty normaali rutiinien valtaama työmoodi ja ennakkoasenteet pois, saadaan porukka aidosti heräämään ja synnyttämään uusia asioita, joihin myös halutaan sitoutua.
• Dokumentoinnin ja jälkihuollon pitää pelata. Muuten ihmisten aikaa ja aivoja on käytetty turhaan. Jälkihuolto sisältää mm. ideoiden konkretisoimista toteutussuunnitelmiksi sekä vastuiden ja omistajuuden määrittelyä. Jonkin ajan kuluttua olisi hyvä tavata uudelleen samalla porukalla ja kelata mitä tulikaan tehtyä, missä mennään ja saatiinko mitään aikaan.
• Työskentelyä helpottamaan kannattaa ottaa fasilitaattori, joka juontaa, valmentaa, kellottaa ja sparraa ryhmän työskentelyä. Fasilitaattori pystyy reagoimaan ja korjaamaan tarvittaessa askelmerkkejä, sotkeentumatta tunteella liian syvälle ryhmän toimintaan. Fasilitaattori kysyy kysymyksiä, mutta ei anna vastauksia. Fasilitaattori hoitaa yleensä koko paketin valmistautumisesta dokumentointiin.
• Muutama lumihiutalemuodostelma tai vähintään fiilismittari pitää aina toteuttaa, ihan vain muodon vuoksi ja jotta osallistujien ennakko-odotukset eivät aivan romuttuisi.

Case Jouluradio: Suomen suositumman kausiradion vuosi 2011 käynnistettiin kahdella workshopilla, joiden tavoitteena oli luoda tavoitteet ja toimintasuunnitelma parille seuraavalle vuodelle. Työpajan pohjalta käynnistyi prosessi, joka osaltaan johti verkkosivuston kävijämäärien kasvuun +61% sekä FM-kuuntelun kasvuun +32%, lähtötilanteen ollessa jo erittäin hyvä. Työ on jatkunut tänä vuonna ja jo pari viikkoa ennen kauden alkua mm. Facebook-tykkääjien määrä on noussut n. 16 000 yli 23 000 tykkääjään. Kannattaa olla kuulolla!